privacy 個人情報保護方針

１．会社名

jinjer株式会社

２．個人情報保護管理責任者

法務コンプライアンス部責任者　Mail ： jinjer_customer@jinjer.co.jp

３．個人情報の利用目的

1. 取引先企業(ユーザー企業)の利用者(ユーザー)情報
   • 当社の各種サービスを提供するため
   • 各種アンケート・キャンペーン・イベント・メールマガジン等のご案内、景品等の発送のため
   • e-Govが提供する外部連携API等を用いた電子申告をするため
   • 各種手続きに必要な書類等の帳票出力をするため
   • 個人を特定できない範囲において、当社サービスに関する統計情報の作成及び利用、及び当
     社提携先への情報の提供をするため
   • メンテナンス情報や、規約の変更、その他重要なご連絡等、当社サービスを運用する上で必要
     なユーザーへのお知らせをするため
   • 当社によるマーケティング及びサービスの開発・改善等への利用をするため
   • 企業の業務システムプラットフォームサービス及び各種WEBメディアの改善のため
   • ただし、後記１３．に定めるGoogleユーザーデータについては、下記７．及び後記１３．に定める目的に限り利用します。
2. 取引先企業(ユーザー企業)の担当者情報
   • 当社の各種サービスを提供するため
   • 当社の各種サービス情報を案内するため
   • 各種アンケート・キャンペーン・イベント・メールマガジン等のご案内、景品等の発送のため
   • 当社によるマーケティング及びサービスの開発・改善等への利用をするため
   • 企業の業務システムプラットフォームサービス及び各種WEBメディアの改善のため
   • お問合せに対し、回答するため
   • 連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等を行うため
   • 商法に基づく権利の行使、義務の履行のため
3. 取引見込み先（企業）情報
   • 当社の各種サービス情報を案内するため
   • お問合せに対し、回答するため
4. 当社の採用に応募いただく方の情報
   • 採用検討、面接、業務連絡などを行うため
5. 当社従業者の情報
   • 人事・給与、福利厚生、業務連絡などを行うため
6. その他、当社へお問合せいただく方の情報
   • お問合せに対応するため
7. Google APIを利用する会議分析（AI議事録）機能において取り扱うユーザー及び会議参加者等の情報
   • Googleアカウントとの連携、認証及び連携状況の管理を行うため
   • Google Calendar、Google Meet及びGoogle Docsから、会議予定、会議参加者並びにGoogle Meetにより作成された文字起こし及び議事録その他の会議に関する情報を取得、同期、表示及び保存するため
   • 取得した文字起こし及び議事録等を利用して、議事録、要約、タスクその他の情報を生成、表示及び保存するため
   • ユーザー企業の従業員その他本機能上の分析対象者について、発言内容、参加状況、発言量、感情傾向、積極性、能力、適性、態度、成果その他の事項を分析、評価又はスコアリングし、採用、人事評価、配置、人材育成、昇降格、懲戒その他の人事上の判断に資する情報又は推奨を生成及び表示するため
   • 本機能の提供、保守、不具合の調査、不正利用若しくはセキュリティ上の問題への対応又は法令上必要な対応を行うため

４．取得する個人情報の種類

1. 取引先企業(ユーザー企業)の利用者(ユーザー)情報
   • 氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、扶養者情報、振込口座情報、学歴、職歴、勤怠情報、給与･賞与情報、経費情報等
   • 特定個人情報（マイナンバー）
     ※税・社会保障・防災に関する管理業務を当社の一部サービスが担う目的に限り、特定個人情報（マイナンバー）を取得する場合があります。取得した特定個人情報は、当社内でのみ取り扱い、第三者提供は行いません。
     ※ユーザーを通して取得します。一部、ご本人に直接ご入力いただく場合があります。
2. 取引先企業(ユーザー企業)の担当者情報
   • 社名、氏名、電話番号、メールアドレス等
3. 取引見込み先（企業）情報
   • 社名、氏名、電話番号、メールアドレス等
4. 当社の採用に応募いただく方の情報
   • 氏名、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、学歴・職歴等
5. 当社従業者の情報
   • 氏名、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、学歴・職歴等
6. その他、当社へお問合せいただく方の情報
   • 氏名、所属企業名、電話番号、メールアドレス等
7. サービスへのアクセス状況やそのご利用方法に関する情報
   • システムでの操作ログ情報、端末情報、Cookie 及びこれに類する技術等
8. Google APIを利用する会議分析（AI議事録）機能を通じて取得又は生成する情報
   • Googleアカウントに関する情報：氏名、メールアドレス、Googleアカウントの識別子その他Googleアカウントとの連携及び認証に必要な情報
   • Google Calendar、Google Meet及びGoogle Docsに関する情報：予定の件名、日時、説明、場所、主催者、参加者、出欠状況、会議URL、予定又は会議の識別子、発言者情報並びにGoogle Meetにより作成された文字起こし又は議事録に係る文書の内容、文書名、作成日時その他会議又は当該文書に付随する情報
   • 本機能により生成される情報：議事録、要約、タスク、分析結果、評価、スコア、推奨その他前記情報から生成又は抽出される情報
   • Google連携に関する情報：OAuthアクセストークン、リフレッシュトークンその他の認証情報、連携状況、連携設定及びAPI処理に関するログ
   • ※対象となる会議に、本機能とのGoogle連携を行っていない者又はユーザー企業の外部の者が参加する場合、これらの者の参加者情報及び発言内容等を取得することがあります。

５．個人情報の第三者提供について

当社は、法令により認められる場合のほか、以下の場合に個人情報を第三者提供することがあります。また、以下に定める以外にも、本人の同意を得た上で個人情報を第三者に提供することがあります。

• 当社の各種サービスの利用料金又は代金に関する請求・決済代行サービスの利用にあたり、当該サービス提供元へ提供する場合
• 裁判所、弁護士会、警察、消費者センターなど公的機関から照会を受けた場合
• 取引先企業や利用者が当社に損害を生じさせ、あるいはその虞があると当社が判断した場合

６．匿名加工情報

当社は法令等に基づいた適正な加工方法に基づき、個人を識別することや個人情報を復元することができないようにした匿名加工情報を継続的に作成し、「３．個人情報の利用目的」に規定する範囲内で当該匿名加工情報を利用、及び第三者（大学、研究機関、マーケティング・リサーチ会社等）へ提供いたします。
匿名加工情報に含まれる情報の項目は、性別、年齢、勤務年数、学歴、職歴、勤怠情報、経費情報等で、電磁的通信手段等により提供を行います。
ただし、後記１３．に定めるGoogleユーザーデータ及びこれを集計、加工、分析又は匿名化して得られた情報は、本項に基づく匿名加工情報の作成及び第三者提供の対象には含めません。

７．個人情報の委託

当社が取得した個人情報は、「３．個人情報の利用目的」の範囲内で委託することがあります。いずれの委託先も、当社と秘密保持契約を締結しています。また、外国にある企業へ委託する場合にはあらかじめ本人の同意を得るものとします。

８．当社の保有個人データ及び第三者提供記録（開示対象個人情報）の開示等及び問合せ窓口について

本人からの求めにより、次の窓口で当社の保有個人データ（３項「個人情報の利用目的」の全てに該当し、上記１項～５項に準ずる）の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加又は削除・利用停止・消去等及び第三者提供記録の開示に応じます。また、保有個人データの取り扱いに関する苦情・相談につきましても、当窓口までお申し出ください。
※取引先企業（ユーザー企業）の利用者(ユーザー)であるご本人様からの、各種サービスの登録情報に関する開示等の求めには応じかねます。取引先企業（ユーザー企業）のご担当者様までお問合せください。

９．任意性

個人情報を提供されることは随意ですが、十分な個人情報が提供されない場合、当社によるサービスの提供やお問合せの対応に支障が生ずることがあります。

１０．本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得

当社が運営するWebサイトにおいて、ユーザーのプライバシーの保護、利便性の向上、広告の配信及び統計データの取得のため、Cookie（クッキー）を使用しております。また、CookieやJavaScript等の技術を利用して取得した情報のうち、年齢や性別、職業、居住地域等個人が特定できない属性情報（組み合わせることによっても個人が特定できないものに限られます）や端末情報、サービスサイト内におけるユーザーの行動履歴（アクセスした URL、コンテンツ、参照順等）、及びスマートフォン等利用時のユーザーの承諾・申込みに基づく位置情報を取得することがあります。ただし、Cookie及び行動履歴等には個人情報は一切含まれません。
Cookieを無効化させる設定をされていると、一部サービスをご利用いただけない場合がございますので、あらかじめご了承ください。

１１．通話の録音

当社では、ご意見・ご要望等を正確に把握して対応するため、また今後のサービス向上のために、通話を録音させていただく場合があります。なお、録音した情報は、利用の必要がなくなり次第速やかに消去します。

１２．個人情報の安全管理措置について

取得した個人情報については、紛失、破壊、改竄、滅失、毀損及び漏洩の防止と是正、その他個人情報の安全管理のため必要かつ適切な措置を講じます。
※当社のWebサイトは、SSLによる暗号化対策を行っています。
当社における個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。

1. (１)個人情報保護の基本方針の策定
   • 個人データの適正な確保のため、関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて基本方針を策定しています。
2. (２)個人データの取扱いに係わる規律の整備
   • 取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規定を策定しています。
3. (３)組織的安全管理措置
   • 個人データの取扱に関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規定に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
4. (４)人的安全管理措置
   • 個人データの取扱に関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   • 個人データの秘密保持に関する契約を従業者と締結しています。
5. (５)物理的安全管理措置
   • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
   • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。
6. (６)技術的安全管理措置
   • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を決定しています。
   • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
7. (７)外的環境の把握
   • 外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。
   • ※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。

１３．Google APIを利用する機能におけるGoogleユーザーデータの取扱い

1. (１)適用範囲及び定義
   • 当社は、当社が提供する会議分析（AI議事録）機能（以下「本機能」といいます。）において、Google Calendar API、Google Meet API及びGoogle Docs APIを利用します。
   • 本項において「Googleユーザーデータ」とは、前記「４．取得する個人情報の種類」８．に定める情報及び当該情報を集計、加工、分析又は匿名化して得られる情報をいいます。
2. (２)取得方法及び取得範囲
   • ユーザー企業のシステム管理者は、当該ユーザー企業が利用するGoogle Workspaceのドメインに属するユーザー全員について、本機能との連携を一括して設定することができます。
   • 前項の設定が行われた場合、当社は、当該ドメインに属するユーザーに係るGoogleユーザーデータを、自動的かつ継続的に取得します。
   • 本機能の対象となる会議に、本機能とのGoogle連携を行っていない者又はユーザー企業の外部の者が参加する場合、当社は、当該参加者の氏名、所属、参加状況、発言内容その他会議に関する情報も取得することがあります。
   • ユーザー企業のシステム管理者は、本機能上でユーザーごとの連携状況を確認し、当社所定の方法によりユーザーごとに連携を解除することができます。
3. (３)Google上のデータに対する操作
   • 当社は、Google Calendar API、Google Meet API及びGoogle Docs APIを、Googleユーザーデータを読み取るために使用し、Google上の予定、文書その他のデータを新たに作成し、更新し、削除し、共有し、又は共有権限を変更しません。
4. (４)利用目的及び利用の制限
   • 当社は、Googleユーザーデータを、前記「３．個人情報の利用目的」７．に定める目的に限り利用します。
   • 本機能とのGoogle連携を行っていない者又はユーザー企業の外部の会議参加者に関する情報は、当該会議の内容を把握し、ユーザー企業の従業員その他本機能上の分析対象者に係る分析、評価、スコア又は推奨を生成するために必要な範囲でのみ利用し、当該会議参加者本人を分析、評価又はスコアリングする目的には利用しません。
   • 当社は、Googleユーザーデータを、広告若しくはマーケティング、当社若しくは第三者の営業活動、データの販売若しくは仲介、信用力の判断、貸付け又は本機能のユーザー向け機能を超えた機械学習若しくはAIモデルの作成、学習若しくは改善の目的には利用しません。
5. (５)閲覧及び共有
   • 本機能に取り込まれた議事録その他のGoogleユーザーデータは、本機能の利用権限を有する者のうち、当該会議の参加者に限り、本機能上で閲覧することができます。
   • 本機能は、Googleユーザーデータを社外の第三者に共有するための共有URLの発行、Google Docsへの出力その他これらに類する社外共有機能を提供しません。
6. (６)委託及び人による閲覧
   • 当社は、本機能の提供に必要な範囲で、クラウド基盤、データ保存、AI処理その他の業務を第三者に委託し、当該委託先にGoogleユーザーデータを取り扱わせることがあります。
   • 当社は、当該委託先に対し、Googleユーザーデータの独自利用、広告利用、販売及び本機能のユーザー向け機能を超えた機械学習又はAIモデルの作成、学習若しくは改善への利用を認めません。
   • 当社の役職員又は委託先の人員は、次のいずれかに該当する場合を除き、文字起こし、議事録その他のGoogleユーザーデータの内容を閲覧しません。
     ①特定のGoogleユーザーデータを閲覧することについて、当該データに係る権限を有するユーザー企業又はユーザーから事前に明確な同意を得た場合
     ②不具合、不正利用又はセキュリティ上の問題の調査のために必要な場合
     ③法令を遵守するために必要な場合
     ④Googleユーザーデータを集計及び匿名化し、適用法令に従って内部運用のために利用する場合
7. (７)Google連携の解除及び保存済みデータの削除
   • Google連携が解除された場合、Google側で本機能に対するOAuth権限が取り消された場合又はユーザーのGoogleアカウントが削除された場合、当社は、当該ユーザーに係るGoogle APIからの新たな情報の取得を停止し、連携のために不要となったOAuthアクセストークン及びリフレッシュトークンを失効させた上で削除します。
   • 前項の場合、それ以前に本機能へ取り込まれたGoogleユーザーデータは自動的には削除されません。ユーザー企業又は当社所定の権限を有するユーザーは、本機能上の所定の操作により、保存済みのGoogleユーザーデータを削除することができます。
8. (８)本サービス利用契約終了後の保存
   • 当社は、本サービス利用契約の終了後も、取得済みのGoogleユーザーデータを５年間保存し、当該期間の経過後に削除します。
   • ただし、ユーザー企業若しくは当社所定の権限を有するユーザーが本機能上の所定の操作により削除した情報又は法令若しくはユーザー企業との契約に基づき当社が削除すべき情報については、この限りではありません。
   • バックアップに残存するGoogleユーザーデータは、復旧目的以外には利用せず、当社所定のバックアップサイクルに従って順次削除します。
9. (９)Googleの限定使用要件への準拠
   • 当社によるGoogle Workspace APIから受け取った情報の使用及び他のアプリケーションへの転送は、Google API Services User Data Policy及びGoogle Workspace User Data and Developer Policyに準拠し、これらに定める限定使用要件を遵守します。

１４．改定について

「個人情報保護方針」及び「個人情報の取り扱いについて」の内容を必要に応じ変更・追加又は削除することがあります。
当社が取得するGoogleユーザーデータの種類又はその利用、保存若しくは共有の方法を変更する場合は、変更後の取扱いを開始する前に本方針を改定してユーザーに通知し、Googleのポリシー又は適用法令上必要な場合には、改めて同意を取得します。